外观设计的申请需要提交的文件有：外观设计请求书、图片或照片。要求保护色彩的，如果被要求提交彩色图片或照片的，需要提交一式两份。提交图片时，应当都是图片；提交照片的，就都是照片，不得混用图片或照片。如果委托代理机构的申请，还要提交委托书。

在初步审查过程中，审查员主要审查形式问题，需要补正的会发出补正通知书。如果申请文件不正确需要补正的，申请人就需要针对该通知书做出补正，同时审查员会针对是否属于外观设计保护范围进行审查，如果不属于外观设计保护范围的，审查员会发出审查意见通知书，申请人针对该审查意见通知书进行答复或者对申请文件进行修改。